קבוצות
Exchange 365

בלי כתוביותעם כתוביות

מילון מושגים:

קבוצה - אוסף של משתמשים או אובייקטים שמנוהלים יחד, כדי להעניק הרשאות או הגדרות משותפות בבת אחת.

Exchange - שרת הדואר והיומנים של מיקרוסופט, המנהל תיבות דואר, לוחות שנה ואנשי קשר בארגון.

קבוצות Exchange 365

קבוצה ב-Exchange נותנת כתובת מייל אחת שמגיעה לכמה אנשים, כדי שלא יצטרכו להקליד עשרים נמענים ידנית. ההרצאה יוצרת קבוצת Distribution בשם Managers ובודקת אישור הודעות ושליחה בשם הקבוצה.

השלבים העיקריים

1. יצירת הקבוצה: ב-Exchange Admin Center, Groups, Add a Group, ובוחרים Distribution. נותנים שם (Managers) ותיאור, מגדירים לפחות Owner אחד (דוד), מוסיפים חברים (דוד ויוני), וכתובת Managers@.... ארבעה סוגי קבוצות קיימים, וקבוצת Microsoft 365 נסקרת בסרטון הבא.

2. מי שולח ומי מצטרף: בדוגמה לא מאפשרים לשולחים חיצוניים. הצטרפות ויציאה רק באישור הבעלים, כי זו קבוצה רגישה. קבוצת חדשות, לעומת זאת, יכולה להיות פתוחה.

3. Alias: כתובות מייל נוספות לקבוצה, שעובדות כמו הראשית, למשל M@....

4. הסתרה מהרשימה: בהגדרות אפשר להסתיר את הקבוצה מה-Global address list, כך שלא תופיע בחיפוש וצריך לדעת את הכתובת המלאה.

5. Moderator: מפעילים Message approval, ודוד הוא המודרטור. הודעה מ-Admin עם הנושא "Jokes about managers" הגיעה אליו לאישור, ודוד לחץ Reject, והשולח קיבל הודעת דחייה. הודעת תודה ("Thank you for all good years") אושרה ב-Approve והגיעה לכולם. אפשר גם להגדיר אילו שולחים יכולים לשלוח בלי אישור.

6. שליחה בשם הקבוצה: ב-Settings, Manage delegates, Edit. Send as נראה כאילו הקבוצה שלחה, בלי לחשוף את דוד. Send on behalf מציג שדוד שלח בשם הקבוצה. אחרי Save ו-Refresh דוד יכול ב-Options, Show From, לבחור את הקבוצה כשולח. מייל כזה, אף שנשלח לקבוצה עצמה, עבר קודם אישור, כי דוד גם המודרטור, ובסוף השולח היה Managers.

הקבוצה בנויה לקבלת מיילים, ושליחה בשמה אפשרית רק לאחר הענקת Delegation.

אחרי ההרצאה אפשר ליצור קבוצת הפצה ולהחליט מי מצטרף אליה, מי שולח אליה ומי רשאי לשלוח בשמה.

השיעור הבא בקורס: קבוצה Microsoft 365

פרקי ההרצאה: קבוצות Exchange 365

תמלול ההרצאה: קבוצות Exchange 365

הטקסט המלא של הדקות הראשונות בהרצאה «קבוצות Exchange 365» בקורס הווידאו של PracticU – כתוביות בעברית עם זמן התחלה לכל פסקה. כך תוכלו לקרוא ולחפש את הנושאים לפני שמתחילים ללמוד.

00:02
שלום לכולם. היום אנחנו נדבר על קבוצות ב-Exchange ויש ארבע סוגי קבוצות, כאשר המטרה של הקבוצה זה לחסוך לי בחירה ידנית של יוזרים אליהם מיועד המכתב.
00:16
זאת אומרת שאם דיויד רוצה עכשיו לשלוח מייל להנהלה של החברה, הוא היה צריך ללחוץ New Mail ופה ב-To לכתוב עשרים אנשים. במקום זאת, דיויד, שאחראי על תקציב של הארגון, רוצה לכתוב [email protected] ושכל העשרים מנהלים שיש ב-Praktic-U, כולם יקבלו את המייל הזה.
00:39
נניח Budget 2026. המטרה שלנו לעשות לו קבוצה שיש לה כתובת מייל אחת ובתוכה יושבים עשרים אנשים. אם לא היה המושג הזה של הקבוצות, היה צריך להכניס כאן ב-To הזה עשרים אנשים אחד אחד.
00:55
אז בואו נעזור לדיויד וניצור קבוצה. אנחנו הולכים ל-Exchange Admin Center ויש לנו פה Groups, קבוצות, ויש ארבע סוגים של קבוצות. על הקבוצה המיוחדת הזאת שנקראת Microsoft 365 אני אדבר בסרטון הבא.
01:12
בינתיים נבין מה זה הקבוצות הרגילות. קודם כל יש לנו קבוצה מסוג Distribution List. בואו נעשה אחת כזאת ונראה מה קורה שם בפנים. אני לוחץ Add a Group להוסיף קבוצה חדשה, בוחר סוג Distribution, הפצה רגילה של מיילים.
01:31
נעשה Next, ניתן לה שם Managers. נכניס כאן תיאור קצר. יהיה לה Owner אחד, בעלים אחד לפחות, אחרת אי אפשר ללחוץ Next. הבעלים הוא זה שמנהל מי נכנס לקבוצה, מי יוצא.
01:46
יכול לשנות את כל המאפיינים של הקבוצה, לשנות לה שם. הוא זה שינהל אותה. לדוגמה זה יהיה דיויד. נעשה Add.
01:54
עכשיו השאלה מי יהיו החברים בקבוצה הזאת. מי יקבל את המייל שישלחו לקבוצה? נניח שזה יהיה דיויד ויוני. נעשה Add. אז כל מייל שיישלח לקבוצה ייכנס ל-Inbox של דיויד ויוני.
02:08
ומה תהיה כתובת המייל של הקבוצה?