ניהול תיבת דואר
ב-Exchange Online

בלי כתוביותעם כתוביות

מילון מושגים:

Exchange - שרת הדואר והיומנים של מיקרוסופט, המנהל תיבות דואר, לוחות שנה ואנשי קשר בארגון.

רישיון - ההיתר החוקי להשתמש בתוכנה, הקובע את תנאי השימוש, מספר ההתקנות וזמן התוקף.

סיסמה - מחרוזת תווים סודית שמשמשת לאימות זהות המשתמש בעת כניסה למערכת. ככל שהיא ארוכה ומורכבת יותר, כך קשה יותר לנחש אותה.

MFA - אימות רב-שלבי: דרישה ליותר מראיה אחת לזהות, למשל סיסמה בתוספת קוד חד-פעמי, לחיזוק האבטחה.

תיקייה - מכל במערכת הקבצים שמשמש לארגון קבצים ותיקיות אחרות בתוך מבנה היררכי.

דפדפן - תוכנה שמציגה דפי אינטרנט ומריצה את הקוד שבהם, ומאפשרת לגלוש בין אתרים, למשל Chrome או Firefox.

הרשאה - קביעה אילו פעולות ומשאבים מותרים למשתמש או לתהליך לאחר שזהותו אומתה. שולטת במי רשאי לעשות מה.

ניהול תיבת דואר ב-Exchange Online

תיבת דואר ב-Exchange Online נפתחת אוטומטית ברגע ששייכים למשתמש רישיון שכולל Exchange. ההרצאה פותחת תיבה ליוני ועוברת על ההגדרות שמנהל רשת קובע ברמת המשתמש.

השלבים העיקריים

1. שיוך רישיון: ב-Admin Center הראשי בוחרים את יוני ומשייכים לו רישיון (Business Premium שנקנה קודם), Save Changes. תוך שניות מופיעה לו תיבה ב-Exchange Admin Center. ב-Exchange מופיעים רק משתמשים עם רישיון לתיבה.

2. גודל מייל: ב-Mailbox, Manage Size Restrictions, המקסימום לשליחה וקבלה הוא 35 מגה, ואפשר להעלות עד 153 מגה.

3. Delegation: אפשר להאציל סמכות לשלוח בשמו של יוני. ב-Send As המייל מופיע כאילו יוני שלח אותו. בדוגמה נשלח מייל מ-Admin עם שדה From של יוני (Options, Show From). ב-Send on behalf רואים שמישהו אחר שלח בשמו. ב-Full Access אפשר גם להיכנס לתיבה ולקרוא את המיילים. שתי האפשרויות הראשונות לא נותנות גישה לתיבה.

4. Forward: מעבירים את כל המיילים של יוני גם לדוד, עם סימון לשמירה גם אצל יוני. מתאים לחופשה, בלי לתת לדוד גישה לתיבה.

5. בדיקה: איפוס סיסמה לדוד נעשה ב-Admin Center הראשי (Reset Password). הכניסה מבקשת קוד MFA מהטלפון. מייל ליוני הגיע גם לדוד.

6. חוק (Rule): בתיבה של דוד נוצר תת-תיקייה "To יוני" וחוק Emails to Yoni, שמעביר מיילים ש-To שלהם הוא יוני לתיקייה זו. אפשר לערוך, למחוק או לבטל את החוק.

7. תשובות אוטומטיות: ב-Others, Automatic Replies, כותבים הודעה ובוחרים תאריכי התחלה וסיום.

שימו לב

פיצ'רים כמו Forward נעשים על ידי מנהל הרשת, כי המשתמשים לא יודעים להגדיר זאת. Outlook מותקן מציע יותר אפשרויות מהדפדפן, ואילו הדפדפן נוח לזמינות מכל מקום. כל מה שמוצג זהה גם ב-Exchange פנים ארגוני.

בסוף ההרצאה אפשר לפתוח תיבה, לקבוע בה הרשאות ולהגדיר העברה ותשובה אוטומטית.

השיעור הבא בקורס: תיבת דואר משותפת shared mailbox

פרקי ההרצאה: ניהול תיבת דואר ב-Exchange Online

תמלול ההרצאה: ניהול תיבת דואר ב-Exchange Online

הטקסט המלא של הדקות הראשונות בהרצאה «ניהול תיבת דואר ב-Exchange Online» בקורס הווידאו של PracticU – כתוביות בעברית עם זמן התחלה לכל פסקה. כך תוכלו לקרוא ולחפש את הנושאים לפני שמתחילים ללמוד.

00:02
שלום לכולם. בהרצאה הזו אנחנו הולכים לפתוח תיבת דואר בענן ליוזר שלנו. בהרצאה הקודמת קנינו רישיון ל-Exchange Online.
00:13
למעשה קנינו חבילה שנקראת Business Premium שכוללת רישיון של Exchange ועכשיו אנחנו רוצים לשייך את הרישיון ליוזר יוני. כרגע ליוני אין רישיון ל-Exchange ולכן אין לו כאן תיבת דואר.
00:31
ב-Exchange Admin Center מופיעים רק יוזרים שיש להם רישיון לתיבת דואר ותיבת דואר נוצרה להם אוטומט. זאת אומרת שברגע שאני לוקח יוזר רגיל, לוחץ עליו ומשייך לו License, רישיון שכולל תיבות דואר כמו Business Basic או Business Premium.
00:53
זאת אומרת שאני שם פה וי ונהיה לו רישיון. אז אחרי Save Changes אתם יכולים לעשות פה Refresh ולראות שליוני פה בצד ימין נהיה רישיון של Business Premium. זאת אומרת ששייכנו לו את הרישיון הזה.
01:07
אחרי כמה דקות Exchange Admin Center יזהה את השינוי הזה ויפתח לי תיבת דואר. האמת זה קרה תוך כמה שניות והנה ליוני יש תיבת דואר כאן. אז עוד פעם אני מדגיש לכם שתיבות דואר ליוזרים לא נפתחות ב-Exchange Admin Center.
01:26
המערכת אוטומט מזהה ששייכנו רישיון של Exchange Online ופותחת תיבת דואר. אנחנו נקליק על יוני ופה ב-Edit אפשר לראות את כל הפרטים על היוזר ויש כאן Mailbox. וב-Mailbox אפשר לראות מהו גודל המקסימלי שאני יכול לשלוח.
01:48
כרגע זה שלושים וחמש מגה ואם זה לא מתאים לי אני יכול לעשות פה Manage Size Restrictions ולאפשר עד מאה חמישים ושלוש מגה. זאת אומרת במקום שלושים וחמש מגה, מאה חמישים ושלוש מגה.
02:03
זה גודל מייל מקסימלי שאני רשאי לשלוח החוצה וגם לקבל פנימה. אז לדוגמה עשיתי ליוזר הזה את השינוי, אז יש הגדרות שמנוהלות ברמת היוזר. אני יכול לעשות Delegation, לתת אחרים סמכות לשלוח בשמו של יוני אימיילים.
02:22
נניח ליוני יש מזכירה ואני אומר למזכירה תשלחי מייל כאילו בשמי. אז אני נותן למזכירה שלי פה אפשרות לשלוח בשמי מיילים ופה ב-Delegation אתם רואים מופיע Send As אחד.
02:37
זה אומר בן אדם אחד רשאי לשלוח בשמי מכתבים. בואו ניכנס לתיבה של User. במקרה הזה Admin ונראה מה זה לשלוח בשמו של מישהו אחר אימיילים. תראו אני עושה New Email ואני שולח מייל לעצמי ל-Admin.
02:54
עושה טסט אחד, טסט אחד Body ונעשה Send. שימו לב הגיע לי מייל חדש מ-Admin. זה השולח אבל נתתי לעצמי הרשאה לשלוח בשמו של יוני אימיילים ולכן אני יכול לעשות New Email ופה ב-Options להוסיף שדה From.
03:13
אתם רואים מופיע פה From Admin. אני אומר לא, אני לא רוצה בשמו של Admin, אני רוצה בשמו של יוני. עכשיו המכתב יצא בשמו של יוני ל-Admin. נקרא לזה טסט שתיים ונרשום פה טסט שתיים.
03:27
ושימו לב כשאני עושה Send הגיע לי מכתב עכשיו בשמו של יוני. זאת אומרת אני ה-Admin. אתם יכולים לראות פה תיבה של ה-Admin עם כל התיקיות שלו קיבל מכתב כאילו מיוני.
03:40
אז אנחנו יכולים לראות כאן שמיילים רגילים נשלחים בשמו של User כמו התיבה שלו. זה המצב הרגיל שהשולח זה כמו התיבה שממנה זה נשלח. לעומת זאת, הרשאה מיוחדת של Send As מאפשרת לשלוח כאילו מבן אדם אחר.
03:58
אפשר גם לעשות שהוא ישלח בשמי, אבל יראו שזה